Termos de uso

1. Quem somos e o que estes termos cobrem

O Quiki é um sistema on-line de gestão para clínicas (odontologia, medicina, estética, fisioterapia, veterinária e outras áreas da saúde). Quem oferece o serviço é Quiki (contato: contato@quiki.com.br). Estes termos valem para o uso do sistema em quiki.com.br, do site www.quiki.com.br e dos links que o sistema envia aos pacientes.

Ao criar a conta, ou ao usar o sistema com um acesso criado pela clínica, você declara que leu e aceita estes termos e a Política de Privacidade. Quem cria a conta de uma clínica declara ter poderes para aceitá-los em nome dela.

2. Definições

• Clínica: a pessoa jurídica ou o profissional que contrata o Quiki, com todas as suas unidades. Vale para qualquer estabelecimento que use o sistema: clínicas e consultórios de saúde, clínicas veterinárias, salões de beleza, barbearias e espaços de unhas.
• Responsável pela conta: quem criou a conta ou foi indicado pela clínica para administrá-la.
• Usuários: as pessoas da equipe da clínica que recebem acesso (recepção, profissionais, financeiro, gestores).
• Pacientes: as pessoas cujos dados a clínica registra no sistema. Inclui, na veterinária, os tutores dos animais e, nos salões e barbearias, os clientes.

3. Conta, acesso e segurança

• Os dados do cadastro precisam ser verdadeiros e mantidos em dia.
• Cada usuário tem login próprio e pessoal. Não compartilhe senhas. A clínica define o que cada pessoa pode ver e fazer pelos perfis de acesso e é responsável pelos acessos que concede e por retirá-los quando alguém sai da equipe.
• Se suspeitar de uso indevido de uma conta, troque a senha e nos avise imediatamente.
• Nossa equipe só entra na conta da clínica para dar suporte ou resolver um problema, por um acesso temporário que fica registrado no log de atividades da clínica.

4. Teste grátis, planos e pagamento

• A clínica pode testar o sistema por 7 dias sem pagar e sem cadastrar cartão. Cada CPF ou CNPJ e cada e-mail têm direito a um teste. Ao fim do teste, o acesso continua mediante a contratação de um plano.
• O preço depende do plano contratado (por exemplo, do número de unidades, dos recursos de inteligência artificial e das especialidades) e é informado antes da contratação. A cobrança é mensal ou anual, conforme a escolha da clínica.
• Com o pagamento em atraso, avisamos a clínica antes de qualquer restrição. Persistindo o atraso, o acesso pode ser suspenso até a regularização. Durante a suspensão os dados continuam guardados.
• Reajustes e mudanças de preço são avisados com pelo menos 30 dias de antecedência e valem a partir do período seguinte.

5. O que a clínica se compromete a fazer

• Usar o sistema de acordo com a lei, com o código de ética da sua profissão e com as normas dos conselhos de classe (por exemplo, sobre prontuário, receitas, atestados e publicidade).
• Tratar os dados dos pacientes com base na Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018, "LGPD"). Nessa relação a clínica é a controladora e o Quiki é o operador: tratamos os dados dos pacientes somente para prestar o serviço e conforme as instruções da clínica (detalhes na Política de Privacidade).
• Obter dos pacientes as autorizações que a lei exige, como o consentimento para uso de imagens (fotos de antes e depois) e para receber mensagens de divulgação.
• Conferir o conteúdo clínico, financeiro e fiscal que registra, envia ou emite pelo sistema. As decisões de saúde são sempre dos profissionais.
• Não usar o sistema para enviar mensagens em massa a quem não pediu, conteúdo ilegal, enganoso ou ofensivo, nem tentar acessar dados de outras clínicas, burlar a segurança ou sobrecarregar o serviço.

6. WhatsApp, e-mail e links aos pacientes

Confirmações, lembretes, documentos e links saem pelo número de WhatsApp da própria clínica, conectado ao sistema por ela. A conexão é feita por meio do WhatsApp Web (como um aparelho conectado ao celular da clínica) e não pela plataforma oficial de empresas da Meta (WhatsApp Business Platform). Ao conectar o número, a clínica declara estar ciente de que:

• os termos de uso do WhatsApp não autorizam o envio de mensagens automatizadas por aplicativos que não sejam os oficiais da Meta. A Meta pode, a qualquer momento e sem aviso, limitar, desconectar ou bloquear o número, principalmente quando ele envia muitas mensagens, escreve para quem não conversa com a clínica ou recebe denúncias. Isso foge ao nosso controle e não gera direito a indenização ou desconto;
• a conexão pode parar de funcionar temporariamente quando o WhatsApp muda o seu aplicativo. Nesses casos, trabalhamos para restabelecê-la o quanto antes, sem garantia de prazo;
• para reduzir o risco, o sistema envia as mensagens em massa aos poucos, confere se o número tem WhatsApp antes de enviar campanhas, inclui nas mensagens de divulgação a opção de responder SAIR (quem responde deixa de recebê-las) e pausa sozinho uma campanha com muitas falhas. Recomendamos usar um número só para atendimento e outro para campanhas, como o sistema permite. Essas medidas diminuem o risco, mas não o eliminam;
• a clínica responde pelo conteúdo e pelo público das mensagens que configura (automações, campanhas e envios manuais), inclusive por ter o consentimento dos pacientes para receber mensagens de divulgação;
• quando oferecermos a conexão pela plataforma oficial da Meta, a clínica poderá migrar para ela, sujeita às regras e aos custos de mensagem cobrados pela Meta;
• sempre existe a opção de imprimir os documentos e entregá-los em mãos.

7. Inteligência artificial

Alguns recursos usam inteligência artificial, como o agente que conversa com pacientes pelo WhatsApp e as respostas sobre os números da clínica. Esses recursos podem errar ou entender mal uma mensagem. Eles não fazem diagnóstico nem orientação de saúde, passam a conversa para a equipe quando não sabem responder e devem ser acompanhados pela clínica, que decide se os liga e com quais regras.

8. Certificado digital, documentos e notas fiscais

• O certificado digital A1 enviado pela clínica ou pelo profissional é guardado cifrado e usado apenas para assinar os documentos que o próprio usuário pedir.
• Contratos assinados pelo link do sistema usam assinatura eletrônica simples (Lei 14.063/2020). Cabe à clínica avaliar se esse tipo de assinatura é suficiente para cada documento.
• Notas fiscais são emitidas com os dados e as configurações fiscais informados pela clínica, que responde por eles perante o fisco.

9. Disponibilidade, manutenção e cópias de segurança

• Trabalhamos para manter o sistema disponível o tempo todo, mas podem ocorrer interrupções por manutenção, atualização ou falhas de terceiros (internet, servidores, WhatsApp, bancos e meios de pagamento).
• Paradas programadas são avisadas com antecedência no próprio sistema e feitas, sempre que possível, fora do horário comercial. Durante a manutenção, quem entrar vê uma tela explicando a parada.
• Fazemos cópias de segurança cifradas dos dados, guardadas em local separado do servidor principal.

10. Propriedade dos dados e saída do sistema

• Os dados que a clínica registra pertencem a ela. Não vendemos nem usamos esses dados para outros fins.
• A clínica pode pedir a exportação completa dos seus dados (cadastros, agenda, prontuário, financeiro e arquivos) a qualquer momento, em formatos abertos, inclusive ao encerrar o contrato.
• Depois do cancelamento, os dados ficam disponíveis para exportação por 90 dias e então são apagados, salvo o que a lei nos obrigue a guardar. Lembramos que a clínica tem deveres próprios de guarda do prontuário (por exemplo, por 20 anos na medicina e na odontologia) e deve exportar e manter esses registros.

11. Cancelamento

A clínica pode cancelar a qualquer momento, pelo e-mail contato@quiki.com.br ou pelo suporte do sistema. O acesso segue até o fim do período já pago. Podemos encerrar ou suspender a conta que descumprir estes termos de forma grave, com aviso prévio sempre que possível.

12. Responsabilidade

O Quiki é uma ferramenta de apoio à gestão. Não respondemos por decisões clínicas, administrativas ou financeiras tomadas pela clínica, por dados registrados de forma incorreta, por mensagens configuradas pela clínica nem por falhas de serviços de terceiros. Quando houver responsabilidade nossa, ela se limita aos danos diretos e ao valor pago pela clínica nos 12 meses anteriores ao fato, exceto nos casos em que a lei não permita essa limitação.

13. Propriedade intelectual

O sistema, a marca Quiki, o site e os materiais são nossos. A contratação dá à clínica o direito de usar o sistema enquanto durar o contrato, sem transferir a propriedade. Sugestões enviadas pelo fórum de melhorias podem ser usadas para evoluir o produto.

14. Mudanças nestes termos

Podemos atualizar estes termos. Mudanças relevantes são avisadas no sistema com pelo menos 30 dias de antecedência. Se a clínica não concordar, pode cancelar antes de a mudança valer. A versão em vigor fica sempre nesta página.

15. Lei e foro

Estes termos seguem as leis brasileiras. Fica eleito o foro da comarca da sede do Quiki para resolver qualquer questão, salvo quando a lei garantir outro foro a quem contrata. Antes de qualquer medida, fale com a gente: contato@quiki.com.br.